Tips Excel: Memakai Name Definition Dalam Formula

Name Definition adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh Excel. Intinya adalah kita bisa mendefinisikan suatu range atau area dalam lembar kerja dengan nama / judul tertentu. Nama atau judul itu lebih disarankan langsung merujuk kepada satu atau sekumpulan data yang terdapat dalam lembar kerja yang biasanya disebut 'range data'. Sebagai ilustrasi sederhana mari kita perhatikan contoh berikut:

DATA PEMBELIAN BARANG

clip_image002[6]

Untuk menghitung Jml Harga, pada Cell E2 kita tuliskan formula dengan ketentuan bahwa JML HARGA di dapat dengan mengalikan Jumlah dan Harga. Formula yang digunakan biasanya adalah seperti berikut: =C2*D2, dimana C2 berisi Jumlah (30) dan D2 berisi Harga (3500). Karena cell-cell yang digunakan adalah cell relative, maka untuk selanjutnya formula yang sudah ada dapat di copy ke cell E3 s/d E6.

Nah… dengan prinsip yang sama, kita dapat menuliskan formula dengan syntax sebagai berikut: =Jumlah*Harga . Dalam hal ini kita tidak perlu lagi menggunakan alamat Cell dalam formula yang kita buat. Cukup tuliskan nama data yang telah di definisikan sebelumnya, dan kita akan mendapatkan hasil yang sama jika kita menggunakan alamat CELL. Untuk perthitungan yang sederhana seperti contoh diatas, name definition memang tidak perlu digunakan, namun untuk menghitung sejumlah data yang besar dengan formula yang rumit tentu sekali fasilitas ini sangat membantu.

Untuk itu mari kita belajar bersama tentang bagaimana cara kerja fasilitas yang satu ini. Baiklah, berikut akan saya uraikan beberapa langkah kerja yang dapat kita pedomani.

Alternatif #1

1. Arsir/blok range C1:C6 ( ':' artinya 'sampai dengan' - red)

2. Ketikkan nama range data tersebut pada kotak Name Box yang berada persis diatas nama kolom 'A'.

clip_image005[6]

clip_image009[6]

3. Selanjutnya nama yang telah di definisikan tersebut dapat di cek, apakah sudah ada ataukah belum dengan cara mengaktifkan kotak dialog Name Manager seperti yang tampak pada gambar diatas. Jika sudah, maka nama-nama tersebut siap untuk digunakan dalam formula yang kita buat.

Alternatif #2

1. Arsir/blok range C1:C6

clip_image011[6]

2. Aktifkan menu Formula

4. Klik Create from selection

5. Pastikan pilihan 'Top row' pada kotak dialog Create Names from Selection telah tercentang. Ini perlu sebab dalam hal ini kita ingin menjadikan judul kolom, yang notabene berada pada baris pertama range data yang di seleksi sebagai nama range data tersebut.

clip_image013[6]

[TIPS] Gunakan pilihan yang lain jika data yang ingin dipakai sebagai 'nama data' berada pada posisi yang lain, yaitu:

¨ Left column, jika data yang akan dijadikan nama data berada di kolom sebelah kiri range data.

¨ Bottom row, jika data yang akan dijadikan nama data berada di baris paling bawah.

¨ Right column, jika data yang akan dijadikan nama data berada di kolom sebelah kanan range data.

6. Cek nama-nama tersebut pada kotak dialog Name Manager.

Alternatif #3

Cara kedua ini barangkali lebih ribet, namun perlu untuk dicoba.

1. Blok/seleksi sebuah range data, namun kali ini jangan blok judul kolom, judul baris atau data-data yang tidak diperlukan.

clip_image015[6]

Perhatikan bahwa range data yang di blok yaitu C2:C6, berbeda dengan cara pertama dimana yang di blok adalah range C1:C6.

2. Aktifkan menu Formulas;

3. Klik tombol Define Name; akan muncul kotak define name seperti berikut:

clip_image017[6]

4. Tuliskan nama data yang kita perlukan. Nama yang didefinisikan agar diusahakan yang UNIK - yang berarti singkat, gampang di ingat dan yang paling penting harus beda dengan nama data yang lain.

5. Jika telah selesai, Klik OK

6. Cek kembali nama tersebut pada kotak dialog Name Manager.

Alternatif #4

Pada cara ke empat ini, langkah yang kita lakukan agak berbeda. Bila pada langkah-langkah sebelumnya range data yang akan dibuatkan nama di arsir / di blok terlebih dahulu, maka pada cara keempat ini tidak sama sekali. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol Define Name.

Setelah kota Define Name muncul

2. uliskan nama data tersebut di kotak Name:

clip_image023[6]

3. Klik pada panel kontrol yang terdapat di ujung kanan kotak Refers to:

4. Blok/arsir range data yang diberi nama

5. Akhiri dengan menekan ENTER

DOWNLOAD FILE

clip_image026 clip_image027

Technorati : , ,

Leave a Reply